De lijst met taken die een advocatenkantoor met zijn ERP-software moet uitvoeren, is bijna eindeloos. Daarom is speciaal software voor advocaten -software nodig, waarmee alle processen in kaart kunnen worden gebracht en beheerd. Op dit punt willen we ingaan op de functies van zulke softwarepakketten.

Daarbij willen we de concrete voordelen van de afzonderlijke modules en functies in de praktijk benadrukken en ook de functionaliteit van deze applicatie aanpakken. Daarvoor kijken we naar de noodzaak om ERP-software te implementeren in advocatenkantoren en laten we de mogelijkheden van de digitalisering van bedrijven zien om middelen te besparen.

ERP-software voor advocatenkantoren

ERP-software brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart. De gegevens worden vervolgens samengevoegd tot een centrale database, waar ze beschikbaar zijn voor alle betrokken actoren. Hierdoor kunnen processen enorm worden ingekort. Gegevens worden maar één keer in het systeem ingevoerd, wat ook tijd bespaart.

Een ERP-software voor juridische dienstverleningbevat veel specifieke functies die helpen om de uitdagingen van deze industrieën aan de software kant te overwinnen.  Vooral op het gebied van individuele aanpassing moet de software zeer flexibel en open zijn, omdat advocatenkantoren soms heel anders werken en zeer diverse organisatiestructuren hebben. Laten we een paar van deze functies bekijken en hun voordelen in de praktijk verduidelijken.

Klantenbeheer

Met klantbeheer kunnen alle klantgegevens centraal worden opgeslagen en beheerd. Voor elke klant wordt een apart bestand aangemaakt, waarin alle contactgegevens, evenals facturen en alle andere documenten worden opgeslagen. Op deze manier kan enerzijds de gegevensbescherming worden gewaarborgd en kan anderzijds de informatie uniform worden bijgehouden voor alle actoren die recht hebben op toegang.

Afsprakenbeheer

Een geïntegreerd afsprakenbeheer in project management maakt het niet alleen mogelijk om digitale agenda’s bij te houden. In plaats daarvan kunnen de agenda’s van alle werknemers worden gesynchroniseerd. Als een cliënt nu om een afspraak vraagt, is het mogelijk om vanaf een centrale locatie te zoeken naar gratis afspraken met geschikte advocaten. Dit maakt het veel gemakkelijker om een afspraak te vinden en biedt de klant meer flexibiliteit. Maar ook rechtbank- of andere externe afspraken kunnen eenvoudig automatisch worden ingevoerd. Zo weet iedere medewerker op elk moment waar welke advocaat zich op dat moment bevindt.

Overdracht van rechten in het systeem

Niet iedere medewerker moet of mag alle dossiers en documenten inzien. Door de toewijzing van rechten kunnen werknemers verschillende rollen krijgen met verschillende toegangs- en leesrechten. Dit zorgt ervoor dat alleen die werknemers een document kunnen wijzigen en bewerken die ook de juiste rechten hebben om dit te doen.

Mobiele ERP-versie

Voor advocaten kan het van cruciaal belang zijn om onderweg toegang te hebben tot alle gegevens. Dit vraagt om een mobiele versie van de ERP-software waarmee de actoren onderweg data kunnen oproepen en andersom data in het systeem kunnen invoeren. Dit is enorm handig, bijvoorbeeld voor afspraken of werktijdregistratie.

Facturen opstellen

In advocatenkantoren staan declarabele uren voorop, maar cliënten willen precies weten welke advocaten hoeveel uren in hun zaak hebben geïnvesteerd. Met de werktijdregistratie hebben alle acteurs de mogelijkheid om precies vast te leggen wanneer ze voor een klant hebben gewerkt en welke werkuren niet gefactureerd kunnen worden. De gegevens kunnen dan ook eenvoudig gebruikt worden voor latere facturatie. 

Conclusie: ERP-software op maat

Advocaten profiteren enorm van branchespecifieke ERP-software. Zelfs in de standaard versie bevat het belangrijke functies voor de dagelijkse gang van zaken in een advocatenkantoor. Bedenk van tevoren goed welke functies je echt nodig hebt en welke onderdelen van een ERP-software niet relevant zijn voor je eigen bedrijf.

Met onze vergelijkingstool op www.erpoverzicht.nl heeft u de mogelijkheid om de markt te verkennen voor passende oplossingen voor uw advocatenkantoor. Filter en vergelijk direct verschillende systemen en vind snel uw perfecte ERP-software. Onze consultants helpen u gratis en vrijblijvend met uw ERP-zoektocht.

Pin It on Pinterest