Geplaatst op
Als bedrijf is debiteurenbeheer een van de zaken waar je bijna per definitie teveel tijd aan kwijt bent. In de ideale situatie worden rekeningen direct betaald. Dat is echter niet altijd het geval. Soms moeten er betalingsherinneringen en aanmaningen gestuurd worden om een factuur te laten betalen. Soms moet er zelfs een incassobureau of een incasso advocaat aan te pas komen en dat kost tijd en geld. Om schuldeisers tegemoet te komen voor deze kosten kunnen er soms buitengerechtelijke incassokosten gerekend worden, bovenop de uitstaande factuur. Maar wanneer is dat precies? We hebben het hier kort uitgewerkt.
Buitengerechtelijke incassokosten bij consumenten
In het geval van een transactie tussen een onderneming en een natuurlijk persoon (oftewel een particuliere consument) moet er in het gehele proces aan twee eisen zijn voldaan. Ten eerste moet de initiële betalingstermijn zijn verstreken. In dat geval is de consument in verzuim. Ten tweede moet er een zogenoemde veertiendagenbrief verzonden zijn naar de consument, die voldoet aan een aantal eisen. Zo moet de brief per briefpost of per e-mail verzonden worden naar de consument. In deze brief moet duidelijk geformuleerd staan dat de factuur binnen 14 dagen na het ontvangst van de brief betaald moet en kan worden. Tevens moeten de buitengerechtelijke incassokosten die je in rekening wil brengen exact weergeven in de veertiendagenbrief. De hoogte van deze kosten moet in overeenkomst zijn met wat de wet voorschrijft. Bereken de buitengerechtelijke incassokosten dus vooraf met een tool om te bepalen welk bedrag u maximaal in rekening mag brengen.
Buitengerechtelijke incassokosten bij zakelijke partijen
In het geval van een vordering op een rechtspersoon gelden andere eisen dan bij vorderingen op natuurlijke personen. Ten eerste moet de schuldeiser in deze situatie kosten gemaakt hebben die direct te maken hebben met de buitengerechtelijke incassohandeling. Ten tweede gelden de kosten van de voorbereiding van de juridische stukken en van de instructie van de zaak aan bijvoorbeeld een incassobureau niet mee. Het is hierbij dus van belang dat je als schuldeiser duidelijk kan aantonen dat er buitengerechtelijke handelingen zijn verricht om de debiteur tot een betaling te doen overtuigen. Deze eisen, gecombineerd met een maximaal te verrekenen bedrag aan incassokosten dienen ter bescherming van de debiteuren tegen onredelijke kosten van schuldeisers en zijn sinds 1 juli 2012 ingevoerd in het Besluit BIK.