Geplaatst op
Al in de Oudheid bestonden er archieven, zoals de beroemde bibliotheek van Alexandrië. Voor wie een beetje in de geschiedenisboeken gekeken heeft, weet wat er met dit centrum van kennis gebeurd is: het is in vlammen opgegaan! Allerlei kostbare werken van antieke schrijvers zijn voor eeuwig in het niets verdwenen. Een analoog archief als deze bibliotheek is prachtig, maar blijkbaar nogal kwetsbaar. Tegenwoordig leven we in een digitale wereld waarin de mogelijkheden om informatie en kennis veilig op te slaan, exponentieel toegenomen zijn. In deze blog praten we je bij over een van deze mogelijkheden: een digitaal archief.
Veilig je informatie opslaan
Een dief, een brand of overstroming, het zijn allemaal zaken die roet in het eten kunnen gooien in termen van veiligheid van informatieopslag. Het is zoveel slimmer om een archief te digitaliseren, want de voordelen ten opzichte van een analoge variant zijn bijzonder groot. Denk daarbij aan:
- Je kunt eenvoudig een kopie maken van een digitaal archief. We noemen dit ook wel een back-up. Wanneer er dan iets zou gebeuren met je digitale archief, bijvoorbeeld een virus of een aanval door hackers, dan heb je altijd nog de kloon van je werkarchief. Natuurlijk zijn dit zeldzame gebeurtenissen, maar als organisatie ben je wel een stuk sneller het doelwit van kwaadwillenden.
- Meerdere mensen kunnen gebruikmaken van documenten in het archief. Zo hoeven ze niet op elkaar te wachten. Dat komt de efficiëntie binnen het bedrijf zeker ten goede.
- Mensen hoeven niet van hun plek af om documenten in te zien. Zo kun je met een computer de documenten in het digitale archief bekijken. (Natuurlijk moet je wel aan je beweging komen, zorg er dan voor, dat je wat vaker thee of koffie gaat halen. Neem de trap en maak eventueel gebruik van sportfaciliteiten. Ook na het eten een eind lopen kan een goede tactiek zijn om lekker in beweging te blijven.)
- Je kunt tal van media in je digitale archief onderbrengen, zoals microfilm, VHS, Betamax of allerhande papieren documenten. Deze zijn dan gemakkelijk te raadplegen.
De voordelen van een digitaal archief zijn overtuigend en laten zien hoe groot de ontwikkeling is die de kennisopslag de laatste jaren doorgemaakt heeft. Laat je inspireren door een expert op het gebied van digitale archieven.